• Решения
  • Организация и управление печатью

Организация и управление печатью

Мониторинг, аудит и учет печати

Как правило, очень часто ни руководство организации, ни IT-служба не представляют себе величину затрат на печать, ошибочно полагая, что они не настолько велики, чтобы тратить время и силы на их вычисление и оптимизацию.

В то же время вряд ли кто-то поспорит, что один правильно подобранный производительный принтер обойдется в эксплуатации гораздо дешевле, чем десяток персональных устройств. Содержание парка техники, состоящего из множества принтеров и МФУ с неоправданно высокой стоимостью владения, более затратно и хуже поддается контролю на предмет злоупотреблений (печати лишних копий файлов или документов, без которых можно было бы обойтись, а также использования принтеров сотрудниками в личных целях).

Аудит и оптимизация печати начинаются с мониторинга принтеров и анализа бизнес-процессов, где задействована печать. Необходимо удостовериться в соответствии используемых печатающих устройств реальным нагрузкам (как повседневным, так и пиковым), учесть рациональность их размещения в рабочем пространстве. Затем на основании полученных данных проводится оптимизация, которая может включать в себя:

  • отказ от печати бумажных документов там, где можно обойтись электронными
  • уменьшение количества копий печатаемых документов
  • замену дорогой в обслуживании устаревшей техники
  • сокращение количества марок и моделей принтеров
  • ограничение использования цвета при печати
  • расстановку техники с учётом реальных объёмов печати и удобства пользователей

Предлагаемые нами решения для сбора статистики, аудита и контроля печати позволят устранить в Вашей организации такие проблемы, как "забывчивость" ответственных за заказ расходных материалов, а также злоупотребления в виде распечатывания не относящейся к работе информации или неоправданное использование цветной печати.

Контроль печати, решения по безопасности и авторизации при печати

Вопросам обеспечения информационной безопасности уделяется всё больше внимания. И если контроль таких каналов утечки, как мобильные носители, Интернет, электронная почта и т.д., во многих компаниях обеспечивается на должном уровне, то контроль печати и копирования до сих пор вызывают головную боль, как у администраторов, так и у службы безопасности.

Возникает дилемма: печатать большой объем информации на персональных принтерах дорого, а если не использовать системы и программы для безопасной печати, то неэффективный контроль над сетевыми печатающими устройствами может привести к утечке как по злому умыслу, так и совершенно случайно. 

С одной стороны, весьма часто возникает ситуация, когда, отправив документ на сетевой принтер, расположенный в общедоступном месте, через некоторое время вы не можете найти его на выходном лотке устройства. С другой стороны, пользователи иногда просто забывают о своих распечатанных документах. И в конце рабочего дня уборщица собирает скопившиеся документы, которые могут содержать и конфиденциальную информацию. Также без должного внимания остаётся вопрос контроля копирования.

В таких случаях отличным решением является безопасная печать с авторизацией, которая позволяет разграничить доступ сотрудников к устройствам, распечатываемым документам и избежать утечки информации или элементарной путаницы. Системы контроля печати призваны обеспечить безопасность процессов печати и копирования на устройствах, расположенных в общедоступных местах.

Оптимизация печати

Используемая в продуктах компании Preton Ltd. запатентованная технология Pixel Optimizer™ применяет современные математические алгоритмы для выявления и удаления избыточных пикселей во время вывода на печать, при этом экономия тонера и чернил достигает 70% без потери качества печатной копии.
Сокращение затрат на чернила и тонер – до 50%.
В современном мире компании постоянно находятся в поиске путей оптимизации своих расходов, но, как правило, при сокращении расходов компании вынуждены идти на уступки и компромиссы. Продукт PretonSaver Enterprise™ позволит вам сократить затраты на чернила и тонер до 50% без потери качества, благодаря запатентованной технологии Pixel Optimizer™.

Основные функции PretonSaver Enterprise™:

  • Сокращение расходов на чернила и тонер – до 50%
  • Простота в установке и администрировании
  • Создание отчетов об использовании, затратах на печать и т.п.
  • Устанавливаемые для принтеров, отдельных пользователей, групп пользователей и приложений
  • параметры использования, такие как, квота на количество страниц печати, использование цвета
  • приоритеты печати, дуплексный режим, запрет печати изображений и т.д.
  • Поддержка струйных и лазерных, цветных и монохромных, локальных и сетевых принтеров

Автоматически отображает все принтеры, пользователей и приложения, использующие печать.